Opret tilmelding i Medarbeideren

Brug tilmeldingsfunktionen, når du ønsker, at deltagere til jeres faste aktiviteter o.l. kan tilmelde sig digitalt – så tilmeldingen ikke skal foregå via telefonopkald og e-mails.

I det følgende finder du en vejledning til, hvordan du gør samt nogle gode råd til, hvordan du kommer godt i gang.

Indhold i denne artikel

• Video-introduktion til tilmelding i Medarbeideren
• Sådan fungerer tilmeldingsfunktionen
• Inden du går i gang
  - Grupper
  - Relationer
• Opret en tilmeldingsformular
  - Forklaring på felter
  - Sortér dine tilmeldinger i forskellige grupper
• Tips
• Genbrug af tilmeldingsformularer

Video-introduktion til tilmelding i Medarbeideren

Sådan fungerer tilmeldingsfunktionen

Tilmeldingsfunktionen hænger sammen med gruppefunktionen under menupunktet "Kontakter og grupper" i Medarbeideren.

Det vil sige, at en tilmeldingsformular er koblet til en eller flere grupper, hvor de enkelte tilmeldinger opbevares.

Du kan på den enkelte gruppe definere, hvor mange der kan tilmelde sig. F.eks. kan du indstille, at der maksimalt er plads til 15 forældre på et babysalmesangshold.

Forløbet i korte træk

1. Opret en eller flere grupper i Medarbeideren under "Kontakter og grupper". (Se evt. vejledningen "Sådan bruger du grupper", hvis du har brug for hjælp).
2. Opret en tilmeldingsformular med de nødvendige oplysninger, som deltagerne skal udfylde. Vælg hvilken gruppe tilmeldingerne skal tilknyttes.
3. Indsæt linket til formularen på jeres hjemmeside.
4. Når der kommer tilmeldinger, vises oplysningerne i den valgte gruppe.
5. Brug grupperne til at sende e-mails og SMS’er til deltagerne.

I det følgende får du en vejledning til trin 2 i forløbet.

Inden du går i gang

For at kunne oprette en tilmelding i Medarbeideren, skal du have adgang til tilmeldingsmodulet. Det får du ved, at en administrator i jeres kalender tildeler dig brugerrollen "Tilmelding". Er du selv administrator, så har du automatisk adgang.

Når du har adgang, får du et nyt menupunkt i venstre side: "Tilmelding", hvor du kan oprette og redigere tilmeldinger.

Grupper

Når du opretter en tilmelding, skal du angive, hvilken gruppe tilmeldingerne skal gemmes i. Derfor skal du oprette den/de nødvendige gruppe(r), før du opretter tilmeldingen.

Det kan være en god idé at oprette grupper i hierarkier. F.eks. hvis I har babysalmesang, kan du oprette en overordnet gruppe kaldet "Babysalmesang", og under denne oprette de enkelte babysalmehold som undergrupper.

NB: Hvis du ikke har adgang til at oprette grupper, skal du kontakte din administrator.

Indstil gruppen rigtigt

• Sørg for at markere feltet "Tilgængelig på internettet" i de grupper, du vil bruge til tilmeldingsformularen.
• Hvis der skal være en begrænsning på antallet af deltagere, skal du angive dette i feltet "Maksimale antal medlemmer". Når grænsen er nået, lukkes tilmeldingsformularen automatisk.

Relationer

I tilmeldingsformularen udfylder brugeren oplysninger om den person, der skal deltage i aktiviteten.

Det er også muligt at tilføje kontaktoplysninger på f.eks. forælder 1, forælder 2 og/eller en kontaktperson.

Bemærk: Det er kun den person, der deltager i aktiviteten, som tæller med i deltagerantallet, hvis der er sat en grænse. Dvs. at forældre og kontaktperson ikke tæller med i antal deltagere. 

Du kan se oplysninger om relationer ved at klikke på knappen "Vis relationer" i gruppens øverste menu. Når denne visning er aktiveret tilføjes en kolonne til højre, hvor relationerne vises. Herfra kan du også sende e-mails og SMS’er til f.eks. forældre.

Hvis du ikke ønsker at se relationerne, kan du klikke på "Skjul relationer" øverst.

Opret en tilmeldingsformular

Inden du går i gang

Tjek, at du har oprettet den eller de grupper, som tilmeldingerne skal gemmes i, under menupunktet "Kontakter og grupper".

1. Klik på menupunktet "Tilmelding".

NB: Hvis du ikke kan se menupunktet, har du ikke fået tildelt brugerrollen "Tilmelding".

2. Oversigt over eksisterende formularer

Du får nu vist en liste over allerede oprettede tilmeldingsformularer. Hvis du eller dine kolleger tidligere har oprettet formularer, vises de her.

• Klik på en formular for at se detaljer i højre side, f.eks. hvilken gruppe den er tilknyttet, og om den er åben eller lukket.
• Klik på "Rediger formular" øverst for at ændre felterne i den valgte formular.

3. Opret en ny formular

Klik på "Opret ny formular" øverst til venstre. Vælg hvilken type formular du ønsker at oprette.

4. Udfyld formularens grundoplysninger

Udfyld som minimum felterne "Formulartitel" og "Gruppe", og klik derefter på "Næste" nederst til højre.

Felter du kan arbejde med i grundoplysningerne:

Formulartitel: Vises øverst på tilmeldingssiden (husk a bruge en sigende titel).
Beskrivelse (valgfri): En kort tekst, der vises under titlen.
Organisation: Kun relevant hvis I er opdelt i organisationer i Medarbeideren.
Gruppe: Den gruppe tilmeldingerne skal gemmes i. Du kan senere tilføje flere grupper via felterne "Enkelt valg" og "Flere valg".
Start- og slutdato: Angiv hvis formularen kun skal være tilgængelig for tilmelding i en bestemt periode.
Status: Vælg Åben eller Lukket.

OBS: "Status" har forrang over start- og slutdatoerne - du behøver altså ikke angive en start- eller slutdato, med mindre du ønsker en vis periode og tilmelding.

Eksempler:

• Hvis formularen er lukket, vises en besked om, at tilmeldingen ikke er tilgængelig.
• Hvis den er åben, men startdatoen ligger i fremtiden, vises beskeden: "Tilmeldingen åbner [xx.xx.xxxx]".
• Hvis slutdatoen er overskredet, vises: "Tilmeldingen lukkede [xx.xx.xxxx]".

5. Opsæt felter i formularen

Vælg hvilke oplysninger deltageren skal udfylde.

• Klik på "Tilføj" > "Tilføj person" for at indsamle oplysninger om f.eks. Forælder 1, Forælder 2 eller en Kontaktperson.
• Under fanen "Bekræftelse" kan du redigere den besked, der vises efter tilmelding.

Når du er færdig, klik på "Gem" i højre side.

Tilføj person:

Bekræftelse:

6. Forhåndsvisning

Øverst til højre kan du se, hvordan formularen vises på både computer og mobil.

Visningen opdateres løbende, mens du redigerer.

7. Del formularen

Klik på "Kopiér adressen (URL) til tilmelding" øverst til højre, og indsæt linket på jeres hjemmeside.

Forklaring på felter

Der ligger en række faste felter, som du kan vælge til/fra på den enkelte person.

Du sætter blot et flueben i de felter, du ønsker at få vist.

For hver af dem kan du vælge, hvilke af oplysningerne der skal vises, om de er påkrævet, og om du ønsker at have en beskrivelse ovenfor med instruktioner. 

Standardfelter

• CPR-nummer og fødselsdato: CPR-nummer vises pt. ikke i kontaktarket. Vi anbefaler derfor, at du ikke aktiverer dette felt.
• Navn: Fornavn, mellemnavn og efternavn.
• Adresse: Vejnavn, postnummer og by.
• Kontaktinformation: E-mail og telefonnummer.

Brugerdefinerede felter

Du kan tilføje ekstra felter med følgende typer:

• Tekst: Frit tekstfelt, f.eks. "Kommentar".
• Nummer: Kun tal, f.eks. alder.
• Dato: Vælg en dato.
• Enkelt valg: Vælg én mulighed (vises som radioknapper eller dropdown).
• Flere valg: Vælg flere muligheder (vises som afkrydsningsfelter).
   

Generelt om brugerdefinerede felter

Hver brugerdefineret felt har både en overskrift og en titel. 

Overskriften vil være den, der vises i gruppeoversigten for dig, når du arbejder med gruppe i Medarbeideren, mens Titlen vises som tekst i tilmeldingsformularen.

Du kan evt. blot indsætte samme tekst i begge felter, men du kan også vælge, om du gerne vil have en anden formulering til overskriften end den, du ser i gruppen. 

De forskellige typer brugerdefinerede felter

Tekst = Brug dette felt, hvis du gerne vil have mulighed for, at brugeren kan indtaste noget tekst.

Det kan f.eks. være alt fra et bredt spørgsmål som "Kommentar" til noget mere specifikt. 

Nummer = Vælger du denne, kan der kun indtastes et tal i feltet. Det kunne f.eks. være en alder. 

Dato = Giver et felt, hvor brugeren kan vælge en dato. 

Enkel valg = Giv mulighed for at vælge én ud fra flere valgmuligheder.

Du kan oprette en række forskellige valgmuligheder, hvor brugeren kan vælge én fra listen. Du vælger selv, om det vises som radioknapper eller dropdown.

Radioknapper:

Dropdown:

Flere valg = Fungerer på samme måde som enkeltvalg, men med den forskel, at brugeren kan vælge flere valgmuligheder, og at felterne kun kan vises som radioknapper. 

Sortér dine tilmeldinger i forskellige grupper

Både "Enkel valg og Flere valg" kan bruges til at sortere dine tilmeldinger ind i forskellige grupper.

Du kan f.eks. bruge enkeltvalg, hvis du har to hold af babysalmesang og gerne vil have én tilmeldingsformular, hvori brugeren kan vælge mellem de to hold.

Denne løsning vil give dig følgende resultat i grupper: En gruppe med alle tilmeldingerne til babysalmesang og to undergrupper med henholdsvis tirsdags- og torsdagsholdet.

Det gør det let for dig at kommunikere ud samlet til alle deltagere, men også let at sende info ud til det enkelte hold. 

Først skal du sørge for at have oprettet de enkelte grupper, du har behov for. Det gør du ved at sørge for at have en hovedgruppe, hvor alle tilmeldingerne hører til og oprette de enkelte "hold" som grupper.

Se eksemplet herunder. 

I tilmeldingsformularen opretter du et brugerdefineret felt af typen "Enkel valg".

For hver "Valgmulighed" indtaster du, hvad du ønsker, der skal stå, og vælger, hvilken gruppe den tilmeldte skal sorteres ned i. 

Indstillingen på det brugerdefinerede felt "Enkel valg" i det overstående eksempel ser i sin helhed således ud:

Tips

• Brug tydelige spørgsmål for at sikre, at deltagerne udfylder med rette informationer.
• Test selv tilmeldingsformularen, før du åbner for tilmelding via hjemmesiden.
• Husk at tjekke start- og slutdato samt status for at sikre, at tilmeldingen er tilgængelig i det tidsrum, du ønsker.

Genbrug af tilmeldingsformularer

1. Vælg en formular i oversigten.
2. Klik på "Kopier" i topmenuen.
3. Klik på "Gem" i formularens detaljer.
4. Klik derefter på "Rediger formular" for at fortsætte redigeringen.

Ved kopiering fjernes alle tilknyttede grupper.

Du skal tilføje en ny gruppe, før du kan gemme. Vælg en tilmeldingsformular i oversigten og klik "Kopier" i menuen øverst.