Gruppetilmelding i Medarbeideren

Ønsker du at oprette et arrangement med et maks. antal deltagere, så har du mulighed for at bruge funktionen "Gruppetilmelding". Du kan enten oprette en formular, så det er muligt at tilmelde sig en enkelt begivenhed, eller du sætte det op, så det er muligt at tilmelde sig flere begivenheder på én gang. 

Formularen til tilmeldinger oprettes på hjemmesiden, og tilmeldingerne gemmes i Medarbeideren efterhånden som folk tilmelder sig.

OBS: Du skal have tildelt adgangsrettigheder i Medarbeideren, før du har mulighed for at oprette grupper.

Sådan gør du:

1. Åbn Medarbeideren, og tryk på modulet "Kontakter" i menuen til venstre. Tryk dernæst på "Grupper".

2. Klik på "Ny gruppe", og giv gruppen et navn.

Fx "Gudstjeneste d. 24-12-2020."

3. Ving af i feltet "Tilgængelig på internettet", og angiv et maks. antal medlemmer i feltet til højre, alt efter hvor mange der er plads til.

Du kan vælge at tilføje "Gruppeledere", hvis du ønsker, at enkelte personer skal have besked om, at der er kommet nye tilmeldinger. 

OBS: Den enkelte kan selv indstille, om de ønsker at modtage mail-notifikationer fra systemet. Det kan indstilles øverst til højre under tandhjulet. Vælg under fanen "Notifikationer", om du ønsker at modtage e-mail fra "Grupper". 

4. Klik på "Gem og luk".

5. Log ind i backend på din hjemmeside, vælg "page" i menuen til venstre og tryk på den side i dit sidetræ, hvor du vil oprette tilmeldingen. Eller opret en ny side - se her hvordan.

OBS: Indsæt kun én tilmeldingsformular pr. side.

6. Opret et nyt element, og vælg under fanebladet "Moduler" elementet "Medarbeideren: Gruppetilmelding". 

7. Klik på fanen "Plugin", og ving af i den eller de grupper, som man skal kunne tilmelde sig.

Vælg her hvilke(n) begivenhed(er)/gruppe(r) man skal kunne tilmelde sig, eksempelvis "Gudstjeneste d. 24-12-2020".

Nederst har du flere indstillingsmuligheder. Fx om man skal kunne tilmelde sig flere grupper/begivenheder samtidigt, og om det skal være muligt at kunne booke flere pladser ad gangen (maks. 20).

8. Vælg fanen "Felter", og tryk på de felter, som den tilmeldte skal udfylde. 

Som minimum skal "Fornavn" og "Efternavn" udfyldes. 

9. Brugerdefinerede felter

Hvis du ikke er tilfreds med de standard elementer, som vi har oprettet at vælge imellem, har du også mulighed for selv at oprette elementer. Det kan være, at du ønsker, at der fx skal indhentes noget specifikt omkring en fødselsdato, hvis det nu fx var noget omkring en konfirmation. For at få mulighed for dette, skal du finde gruppen inde i Medarbeideren. Herefter skal du højreklikke på gruppen, hvorefter du trykker på "Rediger"

Jeg har prøvet at vise det her med gruppen "Cyklerklubben". 

Herefter åbner der sig en ny side op, hvor du får mulighed for at redigere i gruppen. Her skal du åbne fanen med "Brugerdefinerede Felter", hvor du får mulighed for selv at oprette forskellige dataelementer, som du ønsker, at man skal udfylde op. 

Jeg har prøvet at gøre det med fire forskellige alternativer her. Når du så har gjort det og husket(!) at klikke "Gem og luk", kan jeg igen henvise til punkt nr. 8, hvor du inde i backend nu gerne skulle have muligheden for at tilvælge de brugerdefinerede felter under tilgængelige elementer. 

10.  Vælg fanen "Kvittering på e-mail"

Her kan du bestemme, om systemet skal sende en kvittering til afsenderen på mail, når hun/han har booket plads/pladser.

Hvis du vælger at aktiver kvittering til afsender, kan du skrive et tilsagn om udsendelse af kvittering eller bruge standarden i systemet.

Ving af i "Aktiver links i kvittering for annullering af pladser". Hvis man ønsker, at de tilmeldte skal have muligheden for at selv af annullere deres plads(er) i den tilsendte mail.

Skriv din egen mailadresse nederst på siden, hvis du ønsker mailnotifikation, hver gang der bliver lavet en tilmelding via hjemmesiden. 

Til sidst kan du skrive en tekst til information om brug af oplysninger.

OBS: Når man har oprettet sin gruppetilmelding, må man IKKE slette/deaktivere plug-in'et, flytte det til en anden side eller ændre navn på den side (som plug-in'et er oprettet på). Dette kan forårsage, at brugere ikke selv kan annullere deres plads(er).

11. Gem øverst på siden.

12. Tilmeldingerne kan du løbende se i de enkelte grupper i Medarbeideren. 

Gå til "Kontakter og grupper" og find din gruppe. Her er tilmeldingerne.

Kvitteringsmailen til den tilmeldte indeholder et reservationsnummer, som du i Medarbeideren finder i feltet "Kommentar". Får du ikke feltet vist, kan du klikke på "Vis/skjul kolonner" for at aktivere kommentarfeltet i listevisningen. 

TIP: Husk, at du kan bruge Medarbeiderens rapport-funktion til at printe lister til eksempelvis afkrydsning i døren. Du kan også vælge at tilføje den enkelte gruppe på aftalen i kalenderen og bruge Appens funktion til fremmøderegistrering. Det kan du læse om, hvordan du gør i denne guide.